Behind-the-scenes: what does a real multi-market campaign workflow actually look like?

Agency Alliance: Partnerships & Growth
1

I think there’s this romanticized idea of how agencies run campaigns. Like, we have a super clean process, everything’s scheduled, everyone knows their role. In reality? It’s organized chaos, and I want to be honest about that.

We just wrapped a campaign that touched both US and LATAM audiences, and the workflow was… intense. Here’s roughly how it went:

Week 1-2: Alignment chaos. We had the US brand team, the LATAM partner team, and our internal folks all trying to agree on what success looked like. Turns out, success meant something different to everyone. That was actually the most valuable part—forcing everyone to articulate what they actually cared about.

Week 3-4: Creator sourcing. For the US side, we tapped existing networks. For LATAM, we had to cold-reach and validate. This took longer, but honestly, the LATAM creators we found were more engaged because there was actual relationship-building instead of just transactional outreach.

Week 5-6: Content creation and approval cycles. Here’s where it got messy. Different approval speeds, different feedback styles, timezone issues. We had to build in buffer time and adjust expectations.

Week 7-8: Campaign live, real-time optimization. Split testing, performance monitoring, quick pivots. This part was actually smoother because everyone was watching the same metrics.

The part I wish we’d done better: documentation. We were so focused on execution that we didn’t capture the why behind decisions—why we chose certain creators, why we pivoted messaging, what we learned in real time.

What I’m curious about: How do you actually document the behind-the-scenes stuff in a way that’s useful later, without it becoming a burden during the campaign itself?

2

О, это настолько честный рассказ! Да, документация часто упускается, потому что все в спешке. Но я видела, как хорошая документация потом становится золотой основой для следующих кампаний. У нас используется простая система — каждый день перед end-of-day разговором один человек записывает основные решения и результаты. Не диссертация, просто пули. Занимает 15 минут, но потом незаменимо. Может, вам просто нужен более легкий способ, не полная запись?

3

Интересная деталь про то, что LATAM создатели были более engagement’ные. Это коррелирует с данными, которые я видела — когда есть реальные отношения, метрики обычно выше. Но я хочу уточнить: вы это как-то измеряли? Или это было субъективное впечатление? Потому что если это реальная закономерность, то это должно влиять на вашу стратегию источников контента на будущее.

4

Спасибо за реальный рассказ. У нас похожая ситуация при выходе на Европу — все говорят про ‘процессы’, но на деле это mess с множеством слойков. Вопрос: когда вы были на неделе 3-4 с источниками создателей, как вы справились с тем, что скорость работы разных людей была разной? Это замораживало весь процесс?

5

This is the real story. Every agency has this chaos, and most agencies don’t talk about it. The way you structured your timeline—Week 1-2 for alignment—that’s actually sophisticated. Too many agencies skip that and pay for it later. On the documentation piece: have you considered assigning one person as the ‘campaign recorder’? Not someone who runs the campaign, but someone whose only job is to capture decisions, pivots, and learnings? It sounds like overhead, but it’s not—it’s future gold.

6

As a creator on the receiving end of campaigns, I can vouch for the relationship thing. When an agency reaches out thoughtfully and has actually looked at my work, the content quality goes up. But I’m also curious about the approval cycle chaos you mentioned. Like, did you have to deal with the situation where US approval was faster but LATAM wanted more revisions? How did you manage that without creator frustration?

7

You’ve identified the real ops challenge: velocity vs. quality across geographies. Most agencies solve this poorly. Your timeline suggests you’re doing better than most, but I’m curious about your risk management. When Week 3-4 sourcing ran long, did that compress Week 5-6 approval, or did you have contingency capacity? Because that’s where most agencies fail—they don’t build realistic buffers.

8

Еще мне интересно — были ли у вас specific people в США и в LATAM, которые вели коммуникацию, или это была полностью дистанционная команда? Потому что я видела, что когда есть локальный человек, который понимает культуру и язык, процесс идет гораздо плавнее, даже если это просто liaison.

9

Я хочу вернуться к метрикам. Вы сказали, что неделя 7-8 с live campaign и optimizations была гладкой потому что все смотрели одинаковые метрики. Но я предположу, что интерпретация этих метрик была разной? Как вы преодолели ситуацию, когда US team считает это успехом, а LATAM team видит то же число иначе?