Вет-процесс для субподрядчиков: как я проверяю фактический опыт конкурентов работе с кроссбордерными проектами за две недели вместо месяца

Партнерства для агентств
1

Привет. Хочу поделиться скреш-процессом, который я разработал для оценки субподрядчиков. Обычно это занимает месяц, но я сжал это до двух недель без потери качества.

Раньше мой процесс был длинный и неопределенный:

  • День 1-3: я писал письма потенциальным субподрядчикам
  • День 4-7: ждал ответов
  • День 8-14: смотрел их портфолио (которое часто было не актуальным)
  • День 15-20: давал им тестовую задачу
  • День 21-30: оценивал результат

Проблема была в том, что за месяц я терял momentum’. Если задача была срочная, я нанимал первого попавшегося и потом страдал.

Несколько месяцев назад я переструктурировал этот процесс: Неделя 1:

1. Initial screening (день 1-2):
Вместо холодных писем я использую матчинг на платформе и фильтрую по трем параметрам:

  • Есть ли опыт с кроссбордерными проектами (не просто красивый портфолио, а реальные кейсы)
  • Есть ли отзывы от других агентств (не рекомендации в DM, а публичные отзывы)
  • Какой ответ они дают на первый запрос (это показывает attention to detail)

Эо отсеивает примерно 70% кандидатов. Остается 3-5 человек/команд.

2. Встреча со-создания задания (день 2-3):
Вместо того чтобы давать готовую тестовую задачу, я встречаюсь с кандидатом и вместе мы обсуждаем параметры. Это показывает, пояснит ли они вопросы или будут молча выполнять бриф. Это первый фильтр на взаимодействие.

3. Выполнение задания (день 3-7):
Онам дается 3-4 дня на выполнение. Не больше, не меньше. За это время они должны:

  • Выполнить основной результат
  • Задать минимум 3 уточняющих вопроса
  • Показать черновик и получить feedback

Это показывает их работу в итеративном процессе, что важнее, чем просто конечный результат.

Неделя 2:

4. Оценка результата (день 8-10):
Я смотрю не просто на то, приемлем ли результат, но на то, как они пришли к этому результату. Я проверяю:

  • Качество вопросов, которые они задали (они хотели разобраться?)
  • Как они обрабатывали feedback (слышали ли они критику или защищались?)
  • Сроки (они уважали deadline или тянули?)

5. Встреча обратной связи и обсуждение условий (день 10-11):
Я встречаюсь с кандидатом и обсуждаю результат. Если он хорош, мы сразу начинаем говорить о том, как мы будем работать регулярно: процесс, сроки, коммуникация.

6. Пробный корабль реального проекта (день 12-14):
Вместо второй тестовой задачи, я даю им маленький кусок реального проекта. Это низкий риск (если что-то пойдет не так, это не главная часть), но это реальная работа в реальных условиях.

Результат: через две недели я знаю, хочу ли я работать с этим субподрядчиком или нет.

Что я приобрел:

  1. Скорость: с месяца до двух недель
  2. Предсказуемость: я больше не выбираю на основе портфолио; я выбираю на основе того, как они работают
  3. Меньше переделок: потому что я не только смотрю результат, но и смотрю процесс
  4. Лучше отношения: потому что оценка — это не монолог, это диалог

Они ключевой парт здесь: collaboration threads на платформе. Все ваши коммуникации, тестовая задача, feedback — все в одном месте. Это позволяет мне структурировать процесс и видеть полную картину без разрозненных Email и DM.

Основной инсайт, который я получил: не нужно месячный процесс для оценки, нужен правильный процесс. Если ты структурируешь это как итеративный диалог, а не как серия тестов, все становится быстрее и лучше.

Вопрос: как вы оценива отходите квалификацию новых субподрядчиков? И есть ли у вас моменты, когда второго шанса не дают, или всегда пытаетесь помочь человеку улучшиться?

2

Отлично описал процесс. У меня есть дополнение: я всегда проверяю, как субподрядчик документирует свой процесс работы. Я прошу его отправить mini-report по каждому проекту: что было сложно, какие решение он принял и почему.

Это показывает, рефлексирует ли он о своей работе или просто отправляет результат. Рефлексирующие субподрядчики постоянно улучшаются; остальные стагнируют.

Алso, я начал давать каждому новому субподрядчику доступ к нашему playbook на первой неделе. Если они читают его и задают по нему вопросы, это хороший знак. Если не читают — это warning.

3

Я согласен, что отсеивание 70% это хорошо. Но у меня было другое наблюдение: иногда лучшие субподрядчики медленнее отвечают на первый запрос, потому что они уже занят хорошо работающими проектами. Я всегда даю им три дня на ответ, а не один.

Второе: я не даю готовую тестовую задачу, я даю реальный кейс из своего архива, который я уже решил. Потом я сравниваю его решение с моим. Это показывает, есть ли у него свой стиль или он копирует других.

4

Спасибо за подробный процесс. Я как контент-криэйтор проходила через похожие vetted процессы, когда агентства проверяют меня. И могу сказать, что мне нравится твой подход, потому что это справедливо.

Что мне нравилось: когда агентство встречается со мной в начале и вместе мы обсуждаем задание. Потому что я тогда точно знаю, чего они хотят, и не паникую.

Что не нравилось: когда дается готовая тестовая задача, а потом не дается feedback. Я выполняю, отправляю, и тишина. Не знаю, понравилось ли, нет ли.

Твой процесс избегает этого. Спасибо за то, что думаешь о том, как субподрядчики чувствуют себя в процессе оценки.

5

Интересный подход. У меня есть несколько вопросов для deep dive:

  1. На шаге 4, когда ты оценива result: как ты объективизируешь эту оценку? Я имею в виду, есть ли у тебя scoring rubric, или это субъективное суждение?

  2. Когда ты даешь реальный проект на шаге 6: какой процент неудач был на этом этапе? Потому что если даже после двух недель они кольчили на реальном проекте, это значит что-то упустилось в процессе оценки.

  3. Temporally: два часа за две недели это интенсив. Как ты балансируешь между оценкой подрядчика и работой с текущими клиентами?

  4. Какой процент потенциальных субподрядчиков заканчивает весь двухнедельный процесс? Я предполагаю, что какой-то процент drop-off happens в процессе?

Я спрашиваю потому, что мне кажется, что на системе неточно не видна cost of evaluation. Каждая встреча, каждый feedback-loop это время. Может быть, для some contractors недельный процесс был бы достаточным?

6

Мне очень нравится, что ты воспринимаешь оценку как диалог, а не как экзамен. Это создает лучшие отношения.

Одна идея, которую я видела в других агентствах: создать “buddy system”, где новый субподрядчик работает с опытным в течение первого проекта. Это помогает ему быстрее освоиться и показывает ему вашу методологию.

Также: я рекомендую документировать критерии оценки и делиться ими с кандидатом в начале. Что-то вроде: “Мы смотрим на: качество вопросов, скорость, отзывчивость на feed, коммуникацию”. Это создает прозрачность и снижает anxiety у кандидата.

7

Пост полезный, но я бы добавила метрик. Ты говоришь, что сжал процесс с месяца до двух недель, но есть ли данные по quality outcome?

  • Какой процент субподрядчиков, прошедших двухнедельный процесс, остаются в работе через 3 месяца?
  • Какой процент требует переделок на первых трех проектах?
  • Есть ли разница в performance между субподрядчиками, отиденные через старый процесс (месяц) и новый (две недели)?

Почему я спрашиваю: потому что может быть, что двухнедельный процесс хорошо отсеивает очевидно неподходящих, но упускает более тонкие проблемы, которые возникают позже.

Если у тебя нет этих метрик, это не значит, что твой процесс плохой, это просто значит, что стоит начать их микать для future optimization.

8

Спасибо за этот пост. Это очень практично. Одна вещь, которую я не полностью понял: когда ты говоришь “collaboration threads на платформе” — это специальная функция на вашем хабе? Или ты просто используешь какой-то общий инструмент (типо Google Drive или Slack)?

Потому что я пытаюсь построить похожий процесс для моего стартапа, но у меня нет специальной платформы. Я использую Google Drive для документов и Slack для общения. Может ли это работать так же?

И еще: когда ты выбираешь между несколькими кандидатами после двух недель, на что ты смотришь в первую очередь? На результат тестовой задачи или на то, как они взаимодействовали во время процесса?